Como se preparar para uma assessoria de processos

Quem pesquisa uma assessoria (ou consultoria) de processos costuma querer saber, antes de qualquer reunião, o que vai ser pedido. Aqui está o que a INNOM pede e como se organizar para chegar à conversa inicial sabendo o que reunir e quem envolver. A ordem é esta: primeiro o diagnóstico no site, uma leitura inicial em sete perguntas; depois a conversa inicial com a INNOM, em que se combinam acesso, dados e responsável; e só então a implantação.

As três coisas, em uma olhada

O que a assessoria pede	O que isso quer dizer	Pergunta para você se fazer
Acesso à operação	Poder ouvir as pessoas e ver como o trabalho acontece	Quem pode conversar com a assessoria e mostrar a rotina?
Dados básicos	Informações mínimas para enxergar o cenário	Onde estão esses registros hoje, e quem os atualiza?
Uma pessoa disponível	Alguém da empresa para acompanhar o dia a dia	Quem tem tempo e a confiança da equipe para esse papel?

Você não precisa ter tudo perfeito. A conversa inicial mostra se alguma dessas três coisas ainda falta.

Acesso à operação

O Método INNOM começa por ouvir o dono e, depois, cada colaborador, e por observar como o trabalho acontece. O motivo está no próprio método: o processo real quase nunca é igual ao que as pessoas contam.

O que combinar antes:

• Avise a equipe de que haverá conversas individuais e explique para quê;
• Reserve um horário na agenda de cada pessoa, porque a leitura de contexto acontece em reuniões online, uma a uma;
• Pense no que pode ser mostrado, por exemplo planilhas e propostas enviadas. O alcance do acesso é combinado na conversa inicial;
• Escolha quem libera o acesso, para ninguém ficar esperando autorização.

Dados básicos

A INNOM trabalha com os dados básicos da operação e com a visão do dono sobre a empresa. O site não lista quais são, porque dependem de cada caso e são combinados na conversa inicial.

Orientação geral, não regra de mercado: junte o que já existe, do jeito que estiver. Uma pasta com arquivos soltos já ajuda mais do que nada.

Exemplos ilustrativos do que costuma estar à mão em empresa de serviços:

• a planilha ou o caderno onde os atendimentos são anotados;
• propostas enviadas nos últimos meses;
• uma lista de quem faz o quê na equipe;
• instruções soltas que já circulam por mensagem ou documento;
• qualquer número que o dono já acompanha, mesmo informal.

Se não houver quase nada escrito, diga isso na conversa.

Quem acompanha

A INNOM trabalha de forma remota e não é gestor dentro da empresa. O acompanhamento diário fica com o guardião do processo, uma pessoa da própria empresa, promovida ou contratada para o papel. Sem guardião definido, a implantação não começa. Se hoje você pensa “ainda não temos ninguém”, tudo bem, mas é preciso definir isso antes de a implantação começar: na INNOM, essa pessoa é pré-requisito, e se ela ainda não existe na empresa, a contratação vem antes.

O que continua com o dono

A assessoria não substitui a liderança nem decide pelo dono. Segundo a INNOM, nada entra em operação sem aprovação da empresa: prioridades, processos redesenhados, indicadores e responsáveis são validados antes. Reserve tempo na agenda para decidir.

O que a assessoria de processos pede de cada pessoa

Orientação geral, não regra de mercado: dividir o preparo por pessoa evita que tudo caia no dono.

Quem	O que preparar antes da conversa inicial
Dono	O que ele quer mudar e o que não abre mão; decisões que hoje passam por ele
Quem toca o dia a dia	Como o trabalho acontece de verdade, inclusive os desvios; onde os registros ficam
Quem pode ser o responsável interno	Quanto tempo da semana consegue dedicar e se a equipe confia nele
Quem libera acessos	Quais planilhas, propostas e documentos podem ser mostrados

Quem convidar para a conversa inicial

Orientação geral, não regra de mercado: leve o dono e, se existir, a pessoa que provavelmente será o responsável interno. Quem acompanha desde o início entende o porquê das decisões e não depende de relato de terceiros. Os demais colaboradores são ouvidos depois, um a um, nas reuniões online.

Pauta de exemplo da conversa inicial

Exemplo ilustrativo, não é um roteiro oficial da INNOM:

1. O que incomoda hoje na operação, nas palavras do dono;
2. Quais registros e documentos já existem;
3. Quem poderia acompanhar o trabalho dentro da empresa;
4. O que precisa ser combinado sobre acesso e agenda da equipe;
5. Dúvidas sobre o modelo remoto, o custo e o prazo.

Erros comuns de preparação

Orientação geral, não regra de mercado:

• esperar a documentação ficar perfeita antes de conversar;
• não avisar a equipe e deixar a notícia chegar por boato;
• indicar como responsável alguém sem tempo na agenda;
• esconder o que não funciona, o que atrapalha a leitura real da operação;
• querer decidir o preço e o prazo antes de qualquer leitura do cenário.

O que não esperar

Prazo fechado de antemão, resultado garantido ou um relatório e mais nada. A INNOM não tem prazo fixo, não promete resultado sem a cooperação e os dados da empresa e inclui implantação e acompanhamento. A diferença entre os modelos está em assessoria ou consultoria.

Por onde começar

O primeiro passo é o diagnóstico: uma leitura inicial do seu cenário, em sete perguntas objetivas, antes da conversa inicial. Para ver como o trabalho se organiza depois, conheça o Método INNOM. E, para entender o modelo remoto e o que a INNOM não faz, leia Sobre a INNOM.